Wie lange dauert die Einführung eines APS-Systems?

Ein APS-System ist keine Standard-Software, bei der man einfach nur die Lizenz erwirbt, die Software installiert und sofort loslegen kann. Damit ein APS-System sein volles Potenzial entfalten kann, muss es sinnvoll in die bestehende Systemlandschaft integriert werden. Oftmals müssen dabei auch die bereits laufenden Prozesse auf die neue Software angepasst oder gar hinterfragt werden. Das hat dann meist zur Folge, dass die Mitarbeiter*innen neue Arbeitsabläufe erlernen müssen.

Aber wie viel Zeit wird nun wirklich für die Einführung einer APS-Software benötigt?

Bei der Frage nach der Dauer des APS-Einführungsprojektes gilt: „Es kommt darauf an!…“ Nämlich vor allem auf die vorhandene Datenqualität und die sonstigen Rahmenbedingungen. Wie komplex eine Systemeinführung letztendlich ist und wie lange es dauert, bis ein reibungsloser Ablauf aller Produktionsprozesse steht, hängt von diversen Faktoren ab.

Faktoren, welche die Dauer und Komplexität des APS-Einführungsprojektes beeinflussen

• Ausbaustufe: Ein Umstieg von einer einfachen Planungslösung wie Excel auf eine High-End-Lösung kann sich als echte Herausforderung erweisen. Ein guter System-Anbieter bietet daher verschiedene Ausbaustufen an – von einer ersten Analyse über den Einsatz einer schlanken Test-Version bis zur High-End-Lösung und individuellen Entwicklungen. 
• Datenqualität: Ein APS-System kann nur dann richtig arbeiten, wenn ausreichend Daten in hoher Qualität zur Verfügung stehen. D.h. die Daten müssen vollständig, exakt und aktuell sein. Ein erster Pre-Sales-Test macht offensichtlich, ob das angedachte Datenmodell und die wichtigsten Planungsrestriktionen überhaupt im System darstellbar sind. Eine weiterführende Analyse der vorhandenen Daten (Proof of Concept) macht eventuelle Datenlücken oder mangelhafte Datenqualität schnell transparent. Um das Risiko für beide Seite zu minimieren, ist ein Anfangsinvest von ca. 4 bis 8 Wochen fest einzuplanen.
• Systemumgebung: Das perfekte APS-System lässt sich zu Gunsten der digitalen Vernetzung nahtlos in bestehende Manufacturing Execution Systems (MES) und Enterprise Resource Planning (ERP)-Lösungen integrieren. Warum ein intelligentes Zusammenspiel der Systeme so wertvoll ist und wie das genau funktioniert, erfahren Sie im Abschnitt zum Vorurteil Nr. 4.
• Manpower: Je nach gewählter Ausbaustufe und gegebenen Rahmenbedingungen bewährt es sich (1) ausreichend Personalressourcen für das Projekt freizustellen, (2) das Projekt zur Chefsache zu machen und (3) die Planer von Anfang an einzubeziehen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in unserem Blogbeitrag „5 goldene Regeln zur Einführung eines APS-Systems“
• Training: Damit alle Verantwortlichen ideal für den täglichen Einsatz des Tools vorbereitet sind, bietet ein guter System-Anbieter dem Umfang und Individualisierungsgrad des Projektes entsprechende Trainings an. Dabei handelt es sich in der Regel um Basistrainings für mehrere Kunden bis hin zu individuellen, auf die Bedürfnisse des Kunden angepasste Workshops beim Kunden vor Ort.

Gemäß unseren langjährigen Erfahrungen aus der Praxis dauert eine Systemeinführung in der Regel zwischen 8 und 12 Monaten. In jüngeren Projekten konnten sogar kürzere Zeiträume zwischen 6 und 9 Monaten erreicht werden. Dabei hat sich ein Projekt der kleinen Schritte bewährt. D.h. lieber eine großzügige Taktung von wichtigen Meilensteinen als eine zu knapp bemessene Planung. Denn können Termine nicht eingehalten werden, kann dies schnell zu Frustration und Ablehnung auf Mitarbeiterseite und Unzufriedenheit seitens des Kunden führen.

Für wen lohnt sich ein derart komplexes Projekt?

Besonders KMU vertreten häufig die Meinung, dass sie zu klein sind, um mal eben schnell eine neue Softwareapplikation einzuführen. Dabei haben gerade die KMU einen echten Wettbewerbsvorteil, wenn sie kosteneffizienter arbeiten. Sie verfügen in der Regel über schlanke Prozesse und flache Hierarchien. Alle Nutzer*innen und Nutznießer der neuen Software lassen sich dadurch viel schneller und leichter einbeziehen und einarbeiten.

Unsere Erfahrungen aus vielen erfolgreich umgesetzten Projekten haben gezeigt, dass sich ein APS-System bereits nach 12 – 17 Monaten rechnet. Klare Prioritäten und feste Verantwortlichkeiten sorgen dabei für einen reibungslosen Ablauf in den Projektteams. Darüber hinaus gewährleisten regelmäßige Abstimmungen und Feedbackschleifen zwischen Anwendenden und dem Anbieter, dass neue Erkenntnisse umgehend und laufend in das Projekt einfließen. Nur so kommen alle Projektschritte planmäßig und vor allem im Sinne des Kunden zur Umsetzung.

Sie denken darüber nach, ein APS-System in Ihrem Unternehmen einzuführen? Machen Sie nun den nächsten Schritt und nehmen Sie gern Kontakt zu uns auf. Wir gehen mit Ihnen gemeinsam alle Möglichkeiten durch, wie Ihr Unternehmen schnell, effektiv und zukunftsweisend vom Einsatz eines APS-System profitieren kann.