Proof of Concept für die Einführung einer Feinplanungssoftware: So vermeiden Sie Fehlinvestitionen

„Drum prüfe, wer sich ewig bindet“. Das Zitat von Friedrich Schiller trifft nicht nur in der Liebe zu. Auch bei der Einführung einer Feinplanungssoftware erweist es sich als bewährte Faustformel. Mit einem Proof of Concept lässt sich ganz einfach prüfen, ob eine Software das hält, was sie verspricht. Wir klären auf, was der Proof of Concept ist, welche Vorteile er bietet und wie ein Proof of Konzept bei der Einführung einer Feinplanungssoftware abläuft. Zudem zeigen wir erfolgreiche Beispiele aus der Praxis, wie aus verschiedenen Proof of Concept-Projekten langfristige Kundenbindungen entstanden sind.

Was ist ein Proof of Concept

Der Proof of Concept, kurz PoC oder auch Proof of Principle, bedeutet übersetzt so viel wie konzeptioneller Beweis oder Prüfung eines Konzeptes. Der Begriff kommt aus dem Projektmanagement und soll belegen, dass ein Vorhaben prinzipiell umsetzbar ist. Die Kriterien zur Bewertung können dabei technischer oder betriebswirtschaftlicher Natur sein.

Im Rahmen des PoC wird ein kleiner Ausschnitt aus dem Gesamtprojekt evaluiert und eine Machbarkeitsstudie angefertigt. In der Projektentwicklung stellt der PoC einen wichtigen Meilenstein dar, denn die Ergebnisse entscheiden darüber, ob die Arbeit am Projekt überhaupt fortgeführt wird. Es ist daher ratsam, den Proof of Concept so früh wie möglich durchzuführen. Je weiter das Projekt fortgeschritten ist, desto größer ist die Fehlinvestition, sollte sich herausstellen, dass etwas nicht wie geplant oder im schlechtesten Fall überhaupt nicht umsetzbar ist.

Im IT-Bereich sind PoCs ein beliebtes Mittel, wenn eine neue Software eingeführt und auf deren Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit geprüft werden soll. Soll diese Software zudem über verschiedene Schnittstellen mit bereits bestehenden Systemen interagieren, ist ein PoC dringend anzuraten. Auf Basis einer klaren Zielvorstellung und eines überschaubaren Budgets kann so in kurzer Zeit sowohl die technische Machbarkeit als auch die Integration in die bestehende Systemlandschaft und der beste Weg der Umsetzung ermittelt werden.

Ideale Entscheidungsgrundlage: Proof of Concept für die Einführung einer Feinplanungssoftware

Der erste Schritt ist gemacht. Die APS-Software wurde im Rahmen eines Webcasts oder einer Präsentation vor Ort vorgestellt und für gut empfunden. Die ersten Kontakte wurden geknüpft. Im besten Fall besteht schon ein ganz klares Bild davon, was das Feinplanungstool am Ende bringen soll. Doch gleich die Katze im Sack kaufen?

Die Einführung eines APS-Systems geht oft mit einem hohen Aufwand einher. Da will die Auswahl gut getroffen sein. Deshalb bieten wir von DUALIS im ersten Schritt einer Zusammenarbeit einen Proof of Concept an. Damit müssen Sie sich nicht mehr nur auf das gute Gefühl verlassen. Sie erhalten eine valide Entscheidungsgrundlage, ob sich die Investition in unsere Feinplanungssoftware lohnt. Das Hauptziel eines PoC-Projekts ist es, Ihre typischen Anwendungsfälle (Use Cases) zu untersuchen und auf ihre Umsetzbarkeit zu prüfen.

Im Rahmen des PoC prüfen wir die aktuelle Datenlage bzw. Datenqualität in ihrem Unternehmen anhand vordefinierter Prozesse auf Herz und Nieren. Dabei werden alle relevanten Parameter wie Planungsrestriktionen sowie bereits bestehende Systeme oder Schnittstellen berücksichtigt und einkalkuliert. Auf Basis dieser Parameter entwickeln wir ein Testsystem oder Modell, das bereits einige der später benötigten Kernfunktionalitäten und Praxissimulationen aufweist und das Testen der für Ihr Unternehmen typischen Szenarien bzw. Anwendungsfälle ermöglicht.

Vorteile eines PoC

In nur 8 bis 12 Wochen können Sie das Thema Feinplanung besser kennenlernen, Ziele konkreter abschätzen und Klarheit über den notwendigen Aufwand zur Einführung eines Feinplanungstools bekommen. Darüber hinaus erhalten Sie absolute Transparenz über den aktuellen Status der in Ihrem Unternehmen vorhandenen Datenqualität. Und alle für das Projekt vorgesehenen Personen können bereits in der frühen Projektphase ins Boot und auf den gleichen Informationsstand gebracht werden.

Die wichtigsten Vorteile eines PoC im Überblick:

• Das Thema Feinplanung besser kennenlernen
• Risiken frühzeitig erkennen und minimieren
• Kosten und Aufwand richtig abschätzen
• Kritische Anforderung an die Software validieren
• Anbieter- und Kundenunternehmen lernen sich besser kennen

Die Phasen eines PoC-Projektes

Der Kickoff Workshop

Nach der erfolgreichen Vorstellung unseres Feinplanungstools GANTTPLAN und der Beauftragung eines PoC übergibt unser Vertriebsteam alle relevanten Infos an das Projektteam. Die zuständigen Projektmanager*innen vereinbaren mit Ihnen einen Kickoff-Workshop vor Ort, um Ihr Unternehmen, Ihre Fertigungsprozesse und die für das Projekt zuständigen Mitarbeiter*innen besser kennenzulernen. Dabei wollen wir vor allem Ihre Fertigungs- und Montagehallen begehen, um alle relevanten Informationen für den PoC in Erfahrung zu bringen.

Ein weiteres Ziel des Kickoff-Workshops ist es, alle für das weitere Vorgehen relevanten Fragen zu klären. Welches Planungssystem oder weiteren Systeme zur Produktionsplanung nutzen Sie aktuell? Welche Schnittstellen sind vorhanden? Wie viele Personen sind für die Produktionsplanung verantwortlich? Wie viele Maschinen werden aktuell und sollen künftig beplant werden?

Im Rahmen des Workshops nehmen wir zudem Ihre typischen Anwendungsfälle (Use Cases), Herausforderungen und Probleme in der Fertigung auf.

Modellierung Ihrer Use Cases

Zurück in Dresden beginnen wir umgehend mit der Modellierung der Use Cases und erarbeiten Lösungen. Um Ihre Use Cases zu untersuchen, erstellen wir in GANTTPLAN ein Modell, welches auf Ihren Daten basiert. Diese lassen sich in GANTTPLAN über verschiedene Wege importieren: Excel-Import-Dokument, Schnittstelle, ein Datenbank-Dump oder manuelles Anlegen. Anhand des Modells prüfen wir anschließend die Umsetzbarkeit der Use Cases.

Häufig ist der Datenstand im aktuell genutzten System nicht immer up to date. Das kommt beispielsweise vor, wenn es noch alte Maschinen im Bestand gibt oder veraltete Test-Daten im System schlummern, die „irgendwann“ mal „irgendjemand“ angelegt hat. Darum prüfen wir immer, welche Datenqualität vorliegt. So können wir besser abschätzen, welcher Aufwand für die Datenpflege bzw. Bereinigung der Daten künftig auf das Projektteam zukommt.

Zugunsten der digitalen Vernetzung lässt sich GANTTPLAN an verschiedene Fremdsysteme wie ERP oder MES anbinden. Hier verfügen wir über ein großes und internationales Partnernetzwerk, so dass uns viele Systeme und deren Schnittstellenanbindungen bereits sehr gut bekannt sind. Gern möchten wir Sie auf zwei erfolgreiche Beispiele aus der Praxis zur Anbindung an das ERP-System aufmerksam machen: Anbindung an das ERP APplus bei Starlim und bei EPflex. Andernfalls nehmen wir die Anforderungen an eine Schnittstelle, die im künftigen Projekt entwickelt werden muss, mit auf.

Präsentation der Ergebnisse

In einem weiteren Workshop präsentieren wir Ihnen die Ergebnisse der umgesetzten Use Cases sowie ermittelten Anpassungen. Auch geben wir Ihrem Projektteam einen Ausblick auf die zukünftige Arbeit mit unserem APS-System GANTTPLAN.

Damit haben Sie eine valide Entscheidungsgrundlage für die weitere Zusammenarbeit. Nicht selten gibt es für ein Anwendungsfall gleich mehrere Lösungsansätze, so dass Sie die für Ihr Unternehmen beste Lösung auswählen können. Erst wenn Sie uns final beauftragen, beginnt die eigentliche Projektarbeit.

Typische Anwendungsfälle für einen Proof of Concept

Aber wie sieht das Ganze in der Praxis aus? Unsere Kunden kommen mit den unterschiedlichsten Anforderungen auf uns zu. Damit Sie ein besseres Bild davon bekommen, wie die Arbeit im Rahmen von PoC-Projekten im Detail ausschaut, haben wir vier aus einer Vielzahl typischer Anwendungsfälle rausgepickt. Aber auch weitere Use Cases sind denkbar wie z.B. Vorstellung der Multiressourcenplanung oder manueller Planungsmöglichkeiten.

PoC Use Case 1: Planung von Auftragsnetzen

Viele unserer Kunden arbeiten mit Auftragsnetzen. Innerhalb der Produktion existieren verschiedene Sekundäraufträge, die Zwischenprodukte herstellen, und dann einen oder mehrere Primäraufträge (für den letztlich herzustellenden Artikel) beliefern. Der Kunde bekommt also von seinem Kunden einen Auftrag für den Primärartikel. Er plant alle nötigen Unteraufträge dafür ein und teilt seinem Kunden einen Liefertermin mit.

In der Produktion läuft jedoch nicht immer alles nach Plan. Ressourcen wie Maschinen, Werkzeuge oder Personal fallen plötzlich aus oder Material kann erst später zugeliefert werden. Im Ergebnis bedingt dies eine Verschiebung des Primärauftrags. Das löst wiederum eine gewisse Kettenreaktion auf die untergeordneten Aufträge aus.

Erfahrungsgemäß sind die bisher verwendeten Systeme bei unseren Kunden recht starr und erfordern viele einzelne Aktionen, um das Problem in den Griff zu bekommen. Mit GANTTPLAN kann der Planer schnell und unkompliziert umplanen, sowohl manuell als auch automatisiert. Deshalb zeigen wir im PoC auf, welche Funktionalitäten GANTTPLAN dafür bietet. Auch können wir darstellen, dass es nur den Auftrag für den Primärartikel bräuchte, um in GANTTPLAN alle untergeordneten Aufträge zur erstellen und gegen begrenzte Ressourcen zu verplanen und zu terminieren.

PoC Use Case 2: Darstellung der unterschiedlichen Report-Funktionalitäten

GANTTPLAN stellt zahlreiche tabellarische und grafische Reports zur Verfügung (Standard-Reports). Die meisten vom Kunden gewünschten Report-Funktionalitäten können wir mit diesen Standard-Reports sehr gut abdecken. Im PoC-Projekt zeigen und erklären wir die Reports, die auf Ihren Kundendaten basieren.

Darüber hinaus erstellen wir im PoC-Projekt auf Wunsch auch individuelle Reports. Dafür kopieren wir bestehende Standard-Reports und passen diese an die jeweiligen Kundenanforderungen an. Zudem entwickeln wir auch neue, individuelle Reports, basierend auf den Kundendaten.

PoC Use Case 3: Umplanen wegen Störung

Ein Auftrag ist verplant. Er soll auf einer bestimmten Maschine mit einem bestimmten Werkzeug hergestellt werden. Plötzlich fällt die Maschine aus. Was tun?

In GANTTPLAN lässt sich diese Ausfallzeit an der Maschine einpflegen. Nun prüft das System automatisch, ob noch eine andere (Ersatz-)Maschine in Frage kommt, damit der bisherige Liefertermin für den Auftrag eingehalten werden kann. Im PoC-Projekt zeigen wir dem Kunden auf, wie er Ausfallzeiten und Daten pflegen muss, damit GANTTPLAN Ersatzressourcen ermitteln kann.

PoC Use Case 4: Anbindung an SAP

Viele unserer Kunden arbeiteten vor der Einführung von GANTTPLAN bereits mit SAP. Für sie war natürlich eine ganz (wenn nicht sogar die) entscheidende Frage, ob sich GANTTPLAN an das ERP-System anbinden lässt. Um die Antwort schon mal vorweg zu nehmen: Ja, GANTTPLAN kann auch SAP. Im Folgenden ist der Prozess eines in 2019 durchgeführten PoC-Projektes für einen unserer Kunden dargestellt, der sich aufgrund der validierten Planungsergebnisse für GANTTPLAN entschieden hat.

Im Rahmen des PoC wurden Daten in einem SAP-Testsystem aufgebaut, mittels IDocs aus SAP transferiert und von GANTTPLAN ausgelesen. GANTTPLAN verplante die geforderten Aufträge anschließend gegen begrenzte Ressourcen, prüfte dazu alle Restriktionen und ermittelte, wann ein Auftrag auf welchen Ressourcen eingeplant werden kann. Die Planungsergebnisse wurden an SAP zurück übermittelt.

Mehr Planungs- und Investitionssicherheit durch Proof of Concept

Mit dem PoC ist ein wesentlicher Teil der Projektarbeit bereits gemacht. Die wichtigsten Informationen sind beiden Parteien nun bekannt. Schwachstellen und mögliche Risiken wurden erkannt und die Aufwände auf beiden Seiten abgeschätzt.

Sie erhalten eine valide Entscheidungsgrundlage für die Einführung einer Feinplanungssoftware und können sichergehen, dass wir Ihre Anforderungen richtig verstehen und auch umsetzen können. So minimieren Sie bereits in der frühen Projektphase das Risiko einer größeren Fehlinvestition. Der PoC legt damit den Grundstein für eine reibungslosere Arbeit im weiteren Projektverlauf. Und der erste – wenn nicht sogar der wichtigste – Schritt für eine langfristige Kunden-Lieferanten-Beziehung ist gemacht.

Quellen:

• Zitat „Drum prüfe, wer sich ewig bindet“: Schiller, F., Gedichte. Aus: Das Lied von der Glocke, 1799
• https://www.it-business.de/was-ist-ein-proof-of-concept-a-666615/

Beitragsbild by maslakhatul on AdobeStock

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