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Die 5 wichtigsten Fragen vor der Einführung eines APS-Systems

Planen ist Ihre Leidenschaft, die Ihnen aber auch Leiden verschafft? Sie plagen sich mit manuellen Systemen oder mit Excel und wünschen sich eine Software, die sie bei der Erstellung Ihres Fertigungsplanes unterstützt? Dann ist ein APS-System genau das Richtige für Sie! Dieser Beitrag soll Ihnen die fünf wichtigsten Fragen vor einer Einführung eines APS-Systems beantworten und Hilfestellung bei Ihrer Entscheidungsfindung geben.

Die Einführung einer APS-Software ist nicht nur für große Unternehmen interessant. Denn die neuen Herausforderungen der Industrie 4.0 wie z.B. kleinere Losgrößen oder steigende Variantenvielfalt machen auch vor KMU’s nicht Halt. Damit einher gehen immer auch komplexere Planungsanforderungen, die manuell nur noch schwer zu überblicken sind.

Abhilfe schaffen moderne Planungstools wie Advanced planning and scheduling (APS)-Systeme. Aber wie bei jeder neuen Software-Einführung gibt es Hürden, die es zu überwinden gilt. Und wie sagt man so schön: aller Anfang ist schwer. Daher haben wir die 5 wichtigsten Fragen vor der Einführung eines APS-Systems für Sie beantwortet.

5 Fragen zur Einführung eines APS-Systems

1.) Wie teuer ist ein APS-System?

Heutige APS-Systeme können im Bereich der Produktionsplanung enorme Effekte erzielen und damit die unternehmerische Wettbewerbsfähigkeit sehr positiv beeinflussen. Allerdings verhält es sich wie bei allen Projekten mit hohem IT-Anteil. Die Kosten dürfen nicht unterschätzt werden. Allerdings lassen sich Kosten für ein APS-System nicht pauschal bestimmen. 

Die Kosten für die Nutzung des APS-Systems an sich sind letztendlich davon abhängig, welche Ausbaustufe in Frage kommt und wie viele Mitarbeiter das APS-System künftig nutzen werden (Anzahl benötigter Lizenzen). Hinzu kommen dann noch Kosten für Wartung, die auf der anderen Seite in der Regel kostenlosen Support einschließen.

Ein Software-Projekt lebt vom ständigen Austausch zwischen Anwender-Unternehmen und Anbieter. Damit bindet es sowohl ein internes als auch ein externes Projekt-Team, dessen Mitglieder das Projekt gemeinsam umsetzen. Dies geht zwangsweise auch mit internen und externen Projektkosten einher, die bei der Projektplanung unbedingt zu berücksichtigen sind.

Und auch diese Faktoren wirken sich auf die Gesamtkosten aus:

  • In wie weit müssen die zukünftigen Anwender geschult werden (sind Basistrainings ausreichend oder  individuelle Schulungen erforderlich)?
  • Welcher Aufwand muss betrieben werden, um die erforderlichen Daten in ausreichend hoher Qualität bereit zu stellen?
  • Wie schnell und einfach lässt sich das APS-System an bereits bestehende ERP- oder MES-Systeme anbinden?

Als Daumengröße gilt grundsätzlich:
1 (Projektkosten) : 1,5 (Lizenzkosten)

2.) Wann lohnt sich ein APS-System?

Eine ROI-Analyse gibt Aufschluss darüber, wie lange es dauert, bis sich eine solche Investition lohnt. Zur Berechnung des ROI (Return on Investment) sind folgende Zahlen zu ermitteln:

  • Produktionskosten pro Jahr in den Bereichen Maschinen, Personal, Werkzeuge, Administration
  • potenzielle Einsparungen je Bereich
  • Kosten für ein APS-System: Kosten für Lizenz und Wartung, interne und externe Projektkosten, Projektdauer

Diese ROI Betrachtung liefert im Ergebnis eine grafische Aussage zum „primären ROI“. Anhand derer wird deutlich, zu welchem Zeitpunkt die Einsparungen die Investitionskosten übersteigen (Break-Even-Point). Unsere Erfahrungen aus vielen erfolgreich umgesetzten Projekten haben gezeigt, dass sich ein APS-System bereits nach 12 – 17 Monaten rechnet.

ROI wann lohnt sich ein APS-System

In unserem kostenfreien Whitepaper finden Sie eine ausführliche Anleitung zur Berechnung des primären ROI. Im Rahmen unsere weiterführende und kostenpflichtigen ROI-Analyse berechnen wir mit Ihnen gemeinsam, ob und ab wann sich die Investition in eine APS-System für Ihr Unternehmen lohnt.

Daneben sollten Sie immer auch weiche Erfolgsfaktoren berücksichtigen. Denn ein APS-System sorgt beispielsweise auch für mehr Transparenz in den Prozessabläufen, verbessert die Qualität Ihrer Daten und ermöglicht es Ihnen, schneller auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren. Diese Faktoren lassen sich nur schwer in Zahlen bemessen, tragen jedoch zu erheblichen und spürbaren Verbesserungen in der Fertigung bei.

3.) Wie lange dauert eine APS-Einführung?

Hier gilt der gern zitierte und sehr aussagekräftige Grundsatz: Es kommt darauf an!… Nämlich vor allem auf die vorhandene Datenqualität und die sonstigen Rahmenbedingungen, z.B.:

  • Wo ist das Projekt angesiedelt? Ist es ein Wunsch des Planers oder eine Herzensangelegenheit der Chefetage?
  • Werden im Unternehmen Personalressourcen extra für dieses Projekt freigestellt oder muss es „nebenbei“ erledigt werden?
  • Wird bereits ein ERP oder MES-System eingesetzt?
  • Wie steht es um die Qualität der bereitgestellten Daten?

Diese Fakten bestimmen über die Dauer und den Erfolg der Projekteinführung. Unsere langjährigen Projekterfahrungen haben gezeigt, dass eine APS-Einführung im Durchschnitt zwischen 8 und 12 Monaten dauert. In jüngeren Projekten konnten sogar kürzere Zeiträume zwischen 6 und 9 Monaten erreicht werden.

Dabei wirkt sich eine großzügigere und realistische Zeitplanung deutlich positiver auf den Projektverlauf aus. Denn eine knappe Taktung der Meilensteine, die unter Umständen nur schwer einzuhalten ist, kann schnell zu Frustration und Ablehnung im Projektteam führen.

4.) Welche Daten werden benötigt?

Auch diese Frage ist immer sehr individuell zu betrachten und oft erst im Rahmen eines Vorprojektes abschließend zu klären. Ihr gewählter APS-Anbieter sollte dies in jedem Fall ermöglichen. Im Idealfall bietet er Ihnen einen kostenfreien Pre-Sales (Proof of Concept) an.

Im Rahmen des Pre-Sales wird untersucht, ob das angedachte Datenmodell und die wichtigsten Planungsrestriktionen überhaupt im System darstellbar sind. Als Anwender merken Sie hier sehr schnell, ob der gewählt APS-Anbieter wirklich der richtige Partner für Sie und ihre Anforderungen ist.

Weiterhin empfiehlt es sich, die vorhandenen Daten mit Spezifikationen und Use Cases aus Anwendersicht auch in der Tiefe zu analysieren. Damit werden Datenlücken oder ggf. mangelhafte Datenqualität schnell transparent.

Dafür sollten Sie einen Anfangsaufwand von ca. 4 bis 8 Wochen einplanen. Im Ergebnis minimieren Sie das Risiko sowohl für Sie als künftigen Anwender als auch für den APS-System-Anbieter. Denn dieser Zeitraum bietet die besten Voraussetzungen, um zu testen, ob und wie die Anforderungen erfüllt werden können. Zudem können sich alle Projektbeteiligten schon vor dem geplanten Start des Projektes kennenlernen.

5.) Welche Ausbaustufe kommt in Frage?

Die meisten APS-Hersteller bieten verschiedene Ausbaustufen ihrer Produkte an. Die Qual der Wahl sollte der Anwender dabei nicht alleine tragen. Vielmehr sollten Anwender und Anbieter die Entscheidung über die passende Ausbaustufe im Idealfall gemeinsam treffen. Anhand des durchgeführten Proof of Concept und ggfs. weiterführender Spezifikation wird schnell deutlich, welche Funktionen wirklich benötigt werden.

Ein Stufenmodell kann den Einstieg in jedem Fall enorm erleichtern. Denn der direkte Umstieg von Excel auf eine High-End-Lösung kann sich als echte Herausforderung herausstellen. Ob die High-End-Lösung letztendlich auch so läuft wie gewünscht, hängt nämlich von verschiedenen Faktoren ab: Wie steht es um die Qualität der Daten? Wie sieht die Systemumgebung aus? Sind vielleicht sogar individuelle Anpassungen notwendig? Wie viel Wissen bringen die zukünftigen Anwender bereits mit?

Um schnell(er) loslegen zu können, bietet es sich im ersten Schritt an, eine schlankere Lösung für einen bestimmten Testzeitraum einzusetzen. Diese sollte aber in jedem Fall schon alle Restriktionen in der Produktion beachten. Der Planer hat so die Möglichkeit, das Tool besser kennen zu lernen. Im Rahmen vieler Projekte konnten wir feststellen, dass der Planer schon nach einer kurzen Anwendungsphase erkennt, welche Schritte  erforderlich sind, um die Datenqualität weiter zu verbessern. Das Datenmodell lässt sich auf Basis seiner Zuarbeit nach und nach verfeinern. Erst wenn alles reibungslos funktioniert, empfiehlt sich der Umstieg auf die High-End-Version.

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Leitfaden bereits einen ersten Einblick in die Einführung eines APS-Systems geben konnten. Es ist nicht immer einfach, pauschale und exakte Antworten zu liefern. Denn der Erfolg einer APS-Einführung hängt wie bei jeder anderen Software-Einführung von vielen Faktoren ab.
Wir unterstützen Sie gern dabei, die Fragen für Ihr Unternehmen Schritt für Schritt gemeinsam zu beantworten. Nehmen Sie dafür einfach Kontakt zu uns auf. Wir stehen Ihnen gern mit erfahrenem Fachpersonal zur Verfügung und/oder lassen Ihnen weiterführende Information zukommen.

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