6 goldene Regeln zur Einführung eines APS-Systems

Die Entscheidung ist gefallen: Ein APS-System zur Produktionsplanung und -optimierung soll her. Doch was nun? Der Wunsch allein bringt noch keine Lösung. Welche Ziele verfolge ich mit der Einführung einer APS-Software? Nach welchen Kriterien wähle ich das System aus, das zu meinen Anforderungen und meinem Budget passt? Welche Weichen stelle ich im Unternehmen, damit der Rollout effizient ist? Und wie betreibe ich die Lösung erfolgreich?

Keine Frage, APS-Systeme gibt es einige auf dem Markt und die Recherche nach der für mich besten Lösung ist nicht ganz einfach. Sind die Lösungen immer direkt miteinander vergleichbar? Nein, mitnichten! Denn die Anbieter haben sich spezialisiert, verfolgen ganz individuelle Planungsphilosophien und haben oft ganz bestimmte Branchen im Fokus. Der folgende Leitfaden zeigt Entscheidern und Planern wichtige Aspekte auf, die vor der Einführung einer APS-Software zu beachten sind.

Was ist ein APS-System und welchen Nutzen hat es?

APS-Software (steht für Advanced Planning and Scheduling) ist das Planungshirn der Produktion. Dabei analysiert ein APS-System alle produktionsrelevanten Daten einschließlich Materialien, Maschinen und Personal und optimiert deren Einsatz im Planungsprozess.

Welche Vorteile der Einsatz eines APS Systems bietet:

• Engpässe immer im Blick: Durch die Analyse produktionsrelevanter Daten werden Bereiche identifiziert, in denen es zu Verzögerungen kommen kann, z. B. überlastete Maschinen oder Materialengpässe.
• Optimiert die Produktionssteuerung: Auf Basis dieser Informationen wird ein effizienterer Produktionsplan erstellt, der stets die tatsächlichen Gegebenheiten berücksichtigt.
• Schafft Transparenz: Mit APS-Systemen haben Sie einen klaren Überblick über Ihren gesamten Produktionsprozess und können so bessere Entscheidungen treffen.
• Verbessert die Flexibilität: Bei unerwarteten Änderungen kann die APS-Software den Zeitplan schnell anpassen, um Störungen zu minimieren.

Ein weiterer großer Vorteil einer APS-Software liegt in ihrem modularen Einsatz. Sie lässt sich problemlos in bestehende Systeme wie ERP (Enterprise Resource Planning) und MES (Manufacturing Execution System) integrieren. So haben Sie immer ein vollständiges Bild Ihres Fertigungsprozesses.

Erste Schritte bei der Einführung eines APS-Systems: Ohne Ziele ist alles nichts

Setzen Sie sich SMART-Ziele: Geben Sie sich nicht mit allgemeinen Zielen wie „Effizienzsteigerung“ zufrieden. Setzen Sie konkrete, messbare, erreichbare, relevante und terminierte Ziele. Setzen Sie sich z.B. das Ziel „Reduzierung der Durchlaufzeit in der Produktion um 15 % innerhalb der nächsten sechs Monate“.

Identifizieren Sie Ihre Engpässe: Analysieren Sie Ihre aktuellen Produktionsdaten, um festzustellen, wo es zu Verzögerungen oder Ressourcenengpässen kommt. Sind einzelne Maschinen überlastet? Führen Materialengpässe zu häufigen Unterbrechungen? Definieren Sie diese Problembereiche eindeutig, um Ihre APS-Einführungsstrategie zu steuern.

Abstimmung der Abteilungsziele: Durchbrechen Sie Silos zwischen Abteilungen mit einer gemeinsamen Vision. In der Produktion kann die termingerechte Lieferung Priorität haben, während sich der Vertrieb auf die Erfüllung der Kundenanforderungen konzentriert. Die Beschaffung könnte auf niedrigere Lagerbestände abzielen. APS-Software kann diese Lücken überbrücken, indem der gesamte Prozess zum Nutzen aller optimiert wird.

Usability im Fokus: Auch professionelle Business Software muss Spaß machen. Achten Sie neben den Funktionalitäten auf eine gelungene webbasierte grafische Oberfläche, Schnittstellen zur Peripheriesystemen und das Deployment in Ihre Systemlandschaft.

Ohne die Erstellung eines Planungsmodells kein effektives APS-System

Der Erfolg beim Einsatz eines APS-Systems steht und fällt damit, wie gut es auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt ist. Daher sollte viel Zeit in die Evaluierungsphase investiert werden. Eine Standardausschreibung empfiehlt sich nur für eine grobe Vorauswahl der Anbieter bzw. um deren Reaktionsfähigkeit und Verständnis für das Thema Planung und Fertigungsleitstand zu testen. Stattdessen ist es wichtig, die Auswahl des APS-Systems an den eigenen Prozessen und Restriktionen in der Produktionsplanung auszurichten.

Gute Systemanbieter führen daher eine Prüfung der vorhandenen Daten durch, z.B. durch einen in der Software integrierten Konsistenztest, um fehlende Daten für ein bestimmtes Planungsziel zu ermitteln. Die Kür ist eine Vorab-Modellierung des Planungsmodells mit den eigenen Daten aus dem ERP (Enterprise Resource Planning)-System und/oder MES (Manufacturing Execution System). Dies kann beispielsweise im Rahmen eines Proof of Concepts erfolgen. So können bestimmte Anwendungsfälle direkt an den Daten untersucht und deren Umsetzung definiert werden. Dies fördert bei allen Beteiligten das Verständnis für die Möglichkeiten, die ein APS-System bieten kann. Gleichzeitig zeigt es die Grenzen auf, an denen intelligentes Eingreifen und Interagieren der Planer gefragt ist.

Fragen Sie nach Referenzen, Markterfahrung und Branchen-Expertise

Drum prüfe, wer sich ewig bindet… Diesen Ansatz sollten Sie auch bei der Einführung eines APS-Systems verfolgen. Investieren Sie Zeit, um den Anbieter Ihrer Wahl gründlich zu überprüfen. Fragen Sie nach Referenzen von Unternehmen Ihrer Branche und Größe. Informieren Sie sich über die Markterfahrung des Anbieters und sein Know-how in Ihrer spezifischen Branche.

Achten Sie zudem darauf, dass der Anbieter die Herausforderungen und Anforderungen Ihrer Branche versteht und Ihnen eine Lösung anbieten kann, die auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist und die sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft integrieren lässt.

Wer könnte zudem eine Software besser einschätzen als Unternehmen, bei denen diese bereits im Einsatz ist? Es spricht daher für den Systemanbieter, wenn er sich für ein „Zusammenbringen“ von Anwendenden stark macht. Dies zeigt sich durch das Angebot von Referenzbesuchen anderer Anwender-Unternehmen oder der Organisation regelmäßiger Kunden-Events.

Und wer könnte eine Software besser beurteilen als Unternehmen, die sie bereits im Einsatz haben? Es spricht daher für den Systemanbieter, wenn er sich für ein „Zusammenbringen“ von Anwendern stark macht. Dies kann durch das Angebot von Referenzbesuchen bei anderen Anwenderunternehmen oder durch die Organisation regelmäßiger Kundenveranstaltungen geschehen.

Der rege Austausch zwischen Anwendern und dem Interessenten schürt das Auge für den richtigen Einsatz der Software. Eigene Fehler lassen sich minimieren oder gar vermeiden. Sie erfahren weitere oder neue Anregungen zur Lösung. Und Fragestellungen können Sie direkt mit anderen Anwendern klären. Gleichzeitig erhält der Systemanbieter wertvollen Input für seine eigene Weiterentwicklung der APS-Software. Eine Win-Win-Situation für beide Seiten.

Nehmen Sie ihr Team mit: Frühzeitige Einbeziehung der Produktionsplaner

Die späteren Anwender des neuen APS-Systems – nämlich die Planer*innen – sollten von Anfang an in den Auswahl- und Projektierungsprozess einbezogen werden. Das steigert die Akzeptanz auf deren Seite und eliminiert Zweifel gleich von Beginn an. Denn oftmals schätzen Planer*innen ihre praxiserprobten Abläufe.

Das Verständnis, dass ein APS-System ihre bisherigen Vorgehensweisen tatsächlich auch abbilden kann und damit ihre tägliche Arbeit um ein Vielfaches erleichtert, schürt ein positives Umdenken. Dieser Prozess benötigt aber auf allen Seiten Geduld und Verständnis für den Blickwinkel der Planer*innen. Deren langjährige Erfahrung und das wertvolle Wissen ist dabei essenziell – denn diese gilt es schließlich, im System abzubilden bzw. zu systematisieren. Schließlich hat ein APS nicht das Ersetzen von Know-how-Trägern zum Ziel. Vielmehr bildet es mit diesen eine sinnvolle Symbiose und unterstützt deren tägliche und immer komplexer werdende Arbeit.

Zur Realisierung der operativen und strategischen Planungsziele agieren heute vielfach mehrere Planer:innen parallel und greifen gemeinsam auf vorhandene Ressourcen mit begrenzten Kapazitäten wie Maschinen oder Fertigungshilfsmittel zu. APS-Systeme können bei einer solchen kollaborativen Produktionsplanung einen entscheidenden Mehrwert geben und Produktionsplaner:innen einen hohen Abstimmungsaufwand z.B. durch Echtzeit-Visualisierung abnehmen.

Rückendeckung der Geschäftsleitung bei der APS-Software-Einführung

Sind die Planer:innen motiviert, ist das bereits mehr als „die halbe Miete“. Es muss aber auch die Person dahinterstehen, die letztlich „die Miete zahlt“: die Geschäftsführung. Diese sollte sich klar zum Thema APS und dessen Notwendigkeit für Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit bekennen.

Eine halbherzige Einführung eines APS-Systems wird in der Praxis nicht funktionieren. Vielmehr muss dies mit Bedacht und der erforderlichen Zeit stattfinden. Die Projektverantwortlichen sollten daher unbedingt die notwendigen Zeitfenster für die Einführung des APS-Systems und die Rückendeckung der Geschäftsleitung erhalten.

Die Zustimmung des Managements ist entscheidend. Die Umsetzung eines Projekts zur Einführung einer APS-Software erfordert sowohl finanzielle als auch personelle Ressourcen. Die Unterstützung der Unternehmensleitung stellt sicher, dass diese Ressourcen problemlos zur Verfügung stehen. Darüber hinaus kann eine solches Projekt oft als Katalysator für einen kulturellen Wandel im Unternehmen wirken. So können Prozesse kritisch hinterfragt und ein Mindset für mehr Digitalisierung im Produktionsumfeld geschaffen werden. Denn Herausforderungen sind während der Einführung unvermeidlich, aber eine starke Führung bietet die Entschlossenheit und die Ressourcen, um diese Hürden zu überwinden.

Realistische Projektplanung in kleinen Schritten

Wenn intern alle Weichen gestellt sind, ist der nächste Schritt, einen realistischen Projektplan für die Einführung der APS-Software zu erstellen. Dieser sollte mehrere Einführungsmeilensteine enthalten und nicht gleich die eierlegende Wollmilchsau zum Ziel haben. Dabei ist es wichtig, möglichst realistisch zu planen, ohne die eigenen Möglichkeiten zu überschätzen. Denn oft fehlen für die Planung wesentliche Daten, die erst über einen gewissen Zeitraum analysiert und systematisiert werden müssen.

Darüber hinaus ist es wichtig, die Ziele zu definieren, die dem Unternehmen zu Beginn den größten Nutzen bringen. Hierfür ist die Unterstützung und Expertise erfahrenerer Berater seitens des Systemanbieters unerlässlich. Denn das übergeordnete Ziel „Wir wollen besser und effizienter planen können“ muss heruntergebrochen und in kleine Teilabschnitte bzw. einzelne Zielkriterien zerlegt werden.

Um die Ziele des Kunden zu erreichen, wird ein guter Systemanbieter vor der Einführung des APS-Systems zunächst versuchen, seinen Systemstandard auszuschöpfen, bevor kostenintensive Weiterentwicklungen angestoßen werden. Kann das APS-System die individuellen Planungsanforderungen und/oder -restriktionen nicht komplett abdecken, sollte der Anbieter auch über die notwendige Manpower und Expertise für moderne und intuitive Weiterentwicklungen verfügen.

Fazit: Effiziente Produktionsplanung beginnt mit einer gut geplanten Einführung der APS-Software

Die Produktionsplanung wird durch immer komplexere Auftragsnetze in einigen Bereichen zunehmend anspruchsvoller. Hier ist ein APS-System wie GANTTPLAN für viele Unternehmen das Mittel der Wahl, um hohe Planungsgenauigkeit zu erzielen, die unter anderem in verbesserten Durchlaufzeiten und erhöhter Termintreue mündet.

Die Auswahl und Einführung eines APS erfordert jedoch eine intensive Vorbereitung, bei der alle Verantwortlichen – vom Planer bis zur Chefetage – tiefgreifend einbezogen werden müssen. Das APS-System ist später das wichtigste Tool der Produktionsplaner*innen und soll diese bestmöglich unterstützen. Je besser daher die Weichen der Software-Einführung im Vorfeld gestellt werden, desto erfolgreicher gestaltet sich der Praxiseinsatz.

Professionelle Anbieter beziehen alle Verantwortlichen von der ersten Minute an in die Ideenfindung und den Modellierungsprozess der Lösung mit ein. Denn nur, wenn das System dem Unternehmen und dessen spezifischen Anforderungen förmlich auf den Leib geschneidert ist, bietet es einen sehr hohen Nutzeneffekt.

Sie sind auf der Suche nach dem passenden APS-Anbieter? Dann nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf. Wir erarbeiten mit Ihnen gemeinsam Schritt für Schritt den für Ihr Unternehmen passenden Plan – vom Einführungs-Webinar zum Kennenlernen der Möglichkeiten eines APS-Systems über die Teilnahme an einem Anwender-Treffen. Gern unterstützen wir Ihre Entscheidungsfindung auch durch die Erstellung eines Proof of Concepts für die Einführung der APS-Software.

Dieser Blogbeitrag „6 goldene Regeln zur Einführung eines APS-Systems“ wurde erstmalig am 10.10.2016 veröffentlicht und zuletzt im Juli 2024 überarbeitet.