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5 goldene Regeln zur Einführung eines APS-Systems

Die Entscheidung ist getroffen: Ein APS-System zur Produktionsplanung muss her. Aber was nun? Der Wunsch allein bringt noch keine Lösung. Nach welchen Kriterien wähle ich das System, das zu meinen Anforderungen und meinem Budget passt? Welche Weichen stelle ich im Unternehmen, damit der Rollout effizient ist? Und wie betreibe ich die Lösung erfolgreich? Folgender Leitfaden nimmt Entscheider und Planer an die Hand.

APS (Advanced Planning and Scheduling)-Systeme gibt es zwar nicht wie Sand am Meer. Dennoch kann sich die Auswahl des passenden Systems wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen gestalten. Gibt es keinen Masterplan zur Evaluierung und zum Praxiseinsatz, so besteht die Gefahr, sich bereits in der Anfangsphase zu verzetteln. Wir haben daher 5 goldene Regeln zur Einführung einer APS-Systems aufgestellt:

1.) Drum prüfe, wer sich ewig bindet

Der Erfolg beim Einsatz eines APS-Systems steht und fällt damit, wie gut es zu den Anforderungen des Unternehmens passt. Daher sollten Sie viel Zeit in die Evaluierungsphase investieren. Empfehlenswert ist jedoch keine Standardausschreibung. Diese sollten Sie höchstens einsetzen, um eine grobe Vorauswahl vorzunehmen und die Reaktionsfähigkeit sowie das Verständnis der Anbieter zum Thema Planung und Fertigungsleitstand zu testen. Viel wichtiger ist es, die Auswahl an den eigenen Prozessen und Restriktionen in der Produktionsplanung zu orientieren.

Gute Systemanbieter nehmen eine Prüfung der bestehenden Daten beispielsweise mit einem integrierten Konsistenztest in der Software vor, um fehlende Daten für ein bestimmtes Planungsziel zu ermitteln. Die Kür ist eine Vorab-Modellierung des Planungsmodells mit den eigenen Daten aus dem ERP (Enterprise Resource Planning)-System und/oder MES (Manufacturing Execution System). Damit lassen sich bestimmte Use-Cases direkt an den Daten untersuchen und deren Umsetzung definieren. Das fördert für alle Beteiligten das Verständnis der Möglichkeiten, die ein APS-System bieten kann. Gleichzeitig zeigt es die Grenzen auf, an denen das intelligente Eingreifen und Interagieren der Planer gefragt ist.

2.) Der Planer ist das Zünglein an der Waage

Die späteren Nutzer des neuen APS-Systems – nämlich die Planer – sollten von Anfang an in den Auswahl- und Ideenfindungsprozess einbezogen werden. Das steigert die Akzeptanz auf deren Seite und eliminiert Zweifel. Denn oftmals schätzen die Planer ihre praxiserprobten Abläufe.

Das Verständnis, dass ein APS-System ihre bisherigen Vorgehensweisen tatsächlich auch abbilden kann und damit ihre tägliche Arbeit um ein Vielfaches erleichtert, erfordert ein Umdenken. Dieser Prozess benötigt auf allen Seiten aber auch Geduld und Verständnis für den Blickwinkel der Planer. Die langjährige Erfahrung und das wertvolle Wissen der Planer ist dabei essenziell – denn diese gilt es schließlich, im System abzubilden bzw. zu systematisieren. Schließlich hat ein APS nicht das Ersetzen von Know-how-Trägern zum Ziel. Vielmehr bildet es mit diesen eine sinnvolle Symbiose und unterstützt deren tägliche und immer komplexer werdende Arbeit.

3.) Planung ist Chefsache

Sind die Planer motiviert, ist das bereits mehr als die halbe Miete. Jedoch muss auch derjenige dahinterstehen, der letztlich die Miete zahlt: die Geschäftsleitung. Diese sollte sich eindeutig zum Thema APS und dessen Notwendigkeit für Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit bekennen.

Halbherzig ein APS-System einzuführen, wird in der Praxis nicht funktionieren. Vielmehr muss dies mit Bedacht und der erforderlichen Zeit stattfinden. Die Projektverantwortlichen sollten daher unbedingt die nötigen Zeitfenster und die Rückendeckung der Geschäftsleitung erhalten.

4.) Ein Projekt der kleinen Schritte

Wenn alle Grundsteine intern gelegt sind, sollten Sie im nächsten Schritt einen realistischen Projektplan erstellen. Dieser sollte mehrere Einführungsmeilensteine beinhalten (nicht gleich die Eierlegende Wollmilchsau). Dabei gilt es, so realistisch wie möglich zu planen, ohne die eigenen Möglichkeiten zu überschätzen. Denn oftmals fehlen wesentliche Daten für die Planung, die erst über einen bestimmten Zeitraum analysiert und dann systematisiert werden müssen.

Weiterhin ist es wichtig, die Ziele zu definieren, mit denen Ihr Unternehmen zu Anfang die größten Benefits erzielen kann. Dafür ist die Unterstützung und Expertise durch erfahrenere Berater auf Seiten des Systemanbieters unabdingbar. Denn das übergeordnete Ziel „wir möchten besser und effizienter planen können“ muss heruntergebrochen und in kleine Teilabschnitte bzw. einzelne Zielkriterien zerlegt werden. Neben verschiedenen Zielkriterien gilt es bei der Produktionsoptimierung, gleichzeitig auch alle planungsrelevanten Ressourcen und Restriktionen in der Fertigung zu überblicken und zu steuern. Erschwerend kommt hinzu, dass Optimierungsziele häufig miteinander konkurrieren. 

Um die Ziele des Kunden umzusetzen, versucht ein guter System-Anbieter zunächst den Systemstandard auszuschöpfen, bevor kostenintensive Weiterentwicklungen angestoßen werden. Kann das APS-System die individuellen Planungsanforderungen und/oder -restriktionen nicht komplett abdecken, sollte der Anbieter auch die notwendige Manpower und Expertise für moderne und intuitive Weiterentwicklungen besitzen.

5.) Im Gespräch mit anderen Anwendern

Ein weiteres Kriterium, das für den Systemanbieter spricht, ist das „Zusammenbringen“ von Anwendern. Ein darauf bedachter Anbieter zeigt sich darin, dass dieser zu Beginn auch Referenzbesuche anbietet bzw. regelmäßige Kunden-Events organisiert.

Der rege Austausch zwischen den Anwendern unterstützt den erfolgreichen Einsatz des APS-Systems. Eigene Fehler lassen sich minimieren oder gar vermeiden. Sie erfahren weitere oder neue Anregungen zur Lösung. Und Fragestellungen können Sie direkt mit anderen Anwendern klären. Gleichzeitig erhält der Systemanbieter wertvollen Input für seine eigene Weiterentwicklung des APS-Systems. Eine Win-Win-Situation für beide Seiten.

Fazit: Effiziente Produktionsplanung will gut geplant sein

Die Produktionsplanung wird durch immer komplexere Auftragsnetze in einigen Bereichen zunehmend anspruchsvoller. Hier ist ein APS-System für viele Unternehmen das Mittel der Wahl, um hohe Planungsgenauigkeit zu erzielen, die unter anderem in verbesserten Durchlaufzeiten und erhöhter Termintreue mündet.

Die Auswahl und Einführung eines APS erfordert jedoch eine intensive Vorbereitung, bei der alle Verantwortlichen – vom Planer bis zur Chefetage – tiefgreifend einbezogen werden müssen. Das APS-System ist später das wichtigste Tool des Planers und soll ihn bestmöglich unterstützen. Je besser daher die Weichen im Vorfeld gestellt werden, desto erfolgreicher gestaltet sich der Praxiseinsatz.

Professionelle Anbieter beziehen alle Verantwortlichen von der ersten Minute an in die Ideenfindung und den Modellierungsprozess der Lösung mit ein. Denn nur, wenn das System dem Unternehmen und dessen spezifischen Anforderungen förmlich auf den Leib geschneidert ist, bietet es einen sehr hohen Nutzeneffekt.

Sie sind auf der Suche nach dem passenden APS-Anbieter? Dann nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf. Wir erarbeiten mit Ihnen gemeinsam Schritt für Schritt den für Ihr Unternehmen passenden Plan – vom Einführungs-Webinar zum Kennenlernen der Möglichkeiten eines APS-Systems über die Teilnahme an einem Anwender-Treffen, vom Pilot-Projekt zum maßgeschneiderten IT-Projekt.  

Dieser Beitrag wurde erstmalig am 10.10.2016 veröffentlicht und am 2.04.2018 überarbeitet.

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