Personaleinsatzplanung Software: So managen Sie Personalschwankungen in der Produktion

Kennen Sie das auch? Ihre Produktion läuft auf Hochtouren, die Liefertermine sind eng gesteckt und plötzlich fallen kurzfristig wichtige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Produktion aus. Immer häufiger stellen solche Probleme geplante Fertigungsabläufe auf den Kopf. Die Planungsverantwortlichen stehen dann vor der Herausforderung, den tatsächlichen Personalbedarf mit den vorhandenen Kapazitäten in Einklang zu bringen, um Aufträge termingerecht fertigzustellen oder realistische Liefertermine angeben zu können. Eine integrierte Software zur Personaleinsatzplanung entlastet die Planungsabteilung! Auf Knopfdruck steht schnell ein aktueller und realistischer Produktionsplan zur Verfügung – inklusive optimierter Personaldisposition.

Neben steigenden Produktionskosten, Lieferschwierigkeiten und Absatzschwankungen zählen personelle Engpässe mittlerweile mit zu den größten Herausforderungen in der Produktionsplanung. Sie verursachen nicht nur zusätzlichen Planungsaufwand, sondern stellen auch ein hohes wirtschaftliches Risiko dar. Denn sie wirken sich nicht selten auf wichtige Kennzahlen wie Termintreue und Durchlaufzeiten aus.

Entsprechend dieser Herausforderungen hat eine Software zur Personaleinsatzplanung die Aufgabe, qualifizierte Mitarbeiter zur richtigen Zeit und zu optimalen Kosten am richtigen Arbeitsplatz einzuplanen. Im Kontext der zentralen Produktionsoptimierung besteht die Anforderung darin, den erwarteten Personalbedarf und den vorhandenen Personalbestand so in Einklang zu bringen, dass umsetzbare Produktionspläne erstellt werden können.

Herausforderungen für die Personaleinsatzplanung in Produktionsumgebungen

• Schwankende Nachfrage: Produktionsanforderungen können stark schwanken, was eine flexible und anpassungsfähige (Personal-)Planung erfordert.

• Qualifikationsanforderungen: Unterschiedliche Produktionsprozesse erfordern spezifische Fähigkeiten und Qualifikationen, was die Zuweisung von Personal erschwert.

• Schichtarbeit: Die Planung von Schichten, insbesondere bei einem 24/7-Betrieb, kann kompliziert sein und muss die Arbeitszeitgesetze und die Gesundheit der Mitarbeiter berücksichtigen.

• Maschinenausfälle: Unvorhergesehene Ausfälle von Maschinen können die Produktionspläne durcheinander bringen und erfordern eine schnelle Anpassungen des Personaleinsatzes.

• Personalverfügbarkeit: Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten müssen bei der Planung berücksichtigt werden.

• Kostenkontrolle: Die Balance zwischen ausreichender Personalbesetzung und Kosteneffizienz ist oft schwierig.

Warum ein Tool zur digitalen Personaleinsatzplanung im Rahmen der Produktionsplanung mehr als nur eine Empfehlung ist

Die softwareoptimierte Personaleinsatzplanung ist ein zentraler Schlüssel für eine erfolgreiche Produktionsplanung. Dabei stehen Unternehmen vor der Wahl, ob die Personalplanung vor oder nach der Produktionsplanung erfolgen soll. Beide Vorgehensweisen haben dabei ihre Vor- und Nachteile. In der Praxis wird die Personalplanung jedoch häufig als Inputfaktor für die Feinplanung betrachtet. Die engpassorientierte Betrachtung von Ressourcen wie Arbeitsplätze, Maschinen oder Werkzeuge aus der Produktionsplanung wird auf die Planung von Personalkapazitäten übertragen. Auf Grundlage dieser Logik werden den Mitarbeitern eigene (rollierende) Schichtmodelle, Ausfallzeiten und Qualifikationen zugeordnet. Diese werden dann in den Planungslauf übernommen.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil durch die Verzahnung der Personaleinsatzplanung mit der Produktionsplanung liegt in der direkten Verknüpfung von Mitarbeitern und ihren Arbeitsplätzen. Während Arbeitsplätze auch weiterhin ohne Personal geplant werden können, ist eine Planung von Personal ohne zugewiesenen Arbeitsplatz dann nicht mehr möglich. Dieses Vorgehen stellt sicher, dass für jede Aktivität, ob Rüsten oder Fertigen, das passende Personal eingeplant wird. Die Unterteilung zwischen Vorgangs- und Aktivitätenebene ermöglicht zudem eine präzise Zuordnung von Verantwortlichkeiten, was auf ERP-Ebene oft nicht möglich ist. Auf diese Weise kann beispielweise der Vorgang „Drehen“ nochmals in Rüsten und Fertigen unterteilt werden. Dies ist wichtig, da oftmals unterschiedliche Personen Verantwortung für die einzelnen Vorgänge tragen.

Eine Verknüpfung der Personaleinsatzplanung mit der Produktionsplanung ist daher unbedingt zu empfehlen.

Personaleinsatzplanung Software: Qualifikationen und Schichtmodelle problemlos berücksichtigen

Aktuelle Personalverfügbarkeiten basierend auf Schichtmodellen und Ruhezeiten werden entweder automatisch aus einem vorhandenen ERP-System und/oder einer Personalmanagement-Software in das Personaleinsatzplanungstool der Produktionsplanungslösung übertragen oder direkt in diesem gepflegt. Moderne Personaleinsatzplanungstools wie in GANTTPLAN unterscheiden dabei zwischen Schichtmodellen und Kalendern. So kann organisatorisch zwischen geplanten Schichten, Urlaubs-, Pausen- und Sonderzeiten und kurzfristigen Faktoren wie Krankheits-, Abwesenheits- bzw. Ausfallzeiten differenziert werden.

Auch spezielle Qualifikationen der Mitarbeiter fließen in die Planung mit ein, so beispielweise, wenn für das Rüsten eines 5-Achs-Bearbeitungszentrums eine spezielle Fortbildung absolviert werden muss. GANTTPLAN berücksichtigt solche Besonderheiten bei allen Planungsläufen und stellt sicher, dass für die geplanten Arbeitsgänge immer Personal mit entsprechender Qualifikation zur Verfügung steht.

Unterscheidung zwischen Arbeitsplatzqualifikation und Vorgangsqualifikation

Die Unterscheidung zwischen Arbeitsplatzqualifikation und Vorgangsqualifikation ist wichtig, da sie unterschiedliche Aspekte der Personalplanung und -zuweisung abdecken.

• Arbeitsplatzqualifikationen sind die Fähigkeiten, die ein Mitarbeiter benötigt, um an einem bestimmten Arbeitsplatz arbeiten zu können. Sie sind global gültig und beeinflussen die Zuweisung von Mitarbeitern zu den entsprechenden Arbeitsplätzen.

• Vorgangsqualifikationen sind hingegen Sonderqualifikationen, die einem bestimmten Vorgang zugeordnet werden. Sie können alle „Soft Skills“ abbilden, die zusätzlich zu den allgemeinen Qualifikationen für einen Vorgang benötigt werden, wie z.B. die Kraft zum Heben eines Rüstteils. Vorgangsqualifikationen können einem Arbeitsplatz oder einem Vorgang im Arbeitsplan zugeordnet werden. Wenn sie einem Arbeitsplatz zugeordnet sind, wirken sie wie die Arbeitsplatzqualifikation. Wenn sie einem Vorgang zugeordnet sind, gelten sie nur für den entsprechenden Vorgang im Arbeitsplan.

Durch die Unterscheidung dieser beiden Qualifikationsarten kann die Software effektiv entscheiden, welcher Mitarbeiter für welche Aufgabe am besten geeignet ist. Dies geschieht auf der Grundlage der individuellen Fähigkeiten des Mitarbeiters und der spezifischen Anforderungen der Aufgabe oder des Arbeitsplatzes.

Szenarien ermöglichen auch taktische Personalplanung

Ein weiterer Vorteil: Ein APS-System wie GANTTPLAN entlastet die Produktionsplaner nicht nur kurzfristig. Schließlich sollten drohende Personalengpässe möglichst frühzeitig erkannt werden, um durch eine entsprechend angepasste Auftrags- und Personalplanung gezielt gegensteuern zu können. Durch das frühzeitige Erkennen von Überlastungen und Engpässen kann zudem die Auslastung des vorhandenen Mitarbeiterpools optimiert werden.

Bei häufigen Absatzschwankungen kann GANTTPLAN beispielsweise unterschiedliche Optionen der zukünftigen Schichtplanung (so genannte Szenarios) simulieren. So können die Planungsverantwortlichen schnell und ohne großen Aufwand erkennen, inwieweit Sonderschichten oder der Einsatz zusätzlicher Arbeitskräfte, z.B. von Zeitarbeitsfirmen, sinnvoll sein könnten, um Engpässe abzubauen.

Nicht zuletzt ist GANTTPLAN auch in der Lage Personalkosten zu optimieren – durch eine konfigurierbare Gewichtung gegenüber den anderen sechs Zielkriterien, wie Rüstaufwand oder Kapitalbindungskosten.

Automatisierte Personaleinsatzplanung mit Software von DUALIS: Unsere Kunden sind von GANTTPLAN überzeugt

„Bevor wir die Personaleinsatzplanung in GANTTPLAN einführten, war es uns unmöglich, mit den tatsächlichen Angebotsstunden zu planen. Unsere Planungen basierten auf Personalgruppen mit einer fixen Anzahl an Personen und Stunden. In der Praxis ändern sich jedoch die Angebotsstunden aufgrund von Urlaub, Krankheit, Ausfall einer Maschine, etc. täglich und teilweise auch sehr kurzfristig. Die zeitnahe Wartung der Parameter war sehr aufwändig und teilweise aufgrund der fehlenden Informationen nicht vollständig möglich. Die meist zu hohen Angebotsstunden hatten eine ungenaue Planung zur Folge“, berichtet Adele Brandeis, Data Analyst bei der asma gmbh.

„Durch die Einbindung der Personaleinsatzplanung können wir nun schneller und kurzfristiger auf personelle Änderungen reagieren. Dadurch ist eine realistische Angabe der Angebotsstunden möglich. Dies führt wiederum zu einer wesentlich genaueren Planung und folglich auch zu genaueren Lieferterminen“, bestätigt die Data Analystin die positiven Auswirkungen der Personalplanungsfunktion auf die Fertigungsabläufe.

Durch automatisierte Umplanungen in modernen APS-Systemen wie GANTTPLAN hält sich der Aufwand für die Mitarbeiter der Planungsabteilung in Grenzen. Dabei werden jederzeit die tatsächlich vorhandenen Kapazitäten berücksichtigt und trotz reduzierter Personalkapazitäten die Termintreue für die wichtigsten Aufträge sichergestellt.

Die Personalplanungsfunktion ist in GANTTPLAN voll integriert und kann daher ohne Mehrkosten eingesetzt werden. „Ein Großteil unserer Anwenderunternehmen hat das Personalplanungsmodul in Benutzung und profitiert tagtäglich von den flexiblen Umplanungsmöglichkeiten. Immerhin kann GANTTPLAN auf Knopfdruck einen auf aktuelle Maschinen-, Material- und Personalverfügbarkeiten angepassten Produktionsplan erstellen – und das binnen kürzester Zeit“, erklärt Sebastian Herrmann, Sales Manager Planning Solutions der DUALIS GmbH IT Solution.

Personelle Engpässe, kurzfristige Personalausfälle und besondere Qualifikationen erschweren auch Ihre Personaleinsatzplanung? Dann melden Sie sich gleich für unsere Live-Demo des Personalplanungsmoduls in GANTTPLAN an! In dieser Live-Demo zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Personaleinsatzplanung mit GANTTPLAN APS automatisiert und bedarfsgerecht umsetzen und bei ungeplanten Ausfällen schnell anpassen können.

Sollten die Termine schon verstrichen oder ausgebucht sein, bieten wir Ihnen gern eine unverbindliche persönliche Live-Demo zur den Möglichkeiten in GANTTPLAN zur effizienten Personaleinsatzplanung an oder Sie nehmen unverbindlich an einem unserer GANTTPLAN Einführungs-Webinare teil.