Kennen Sie das auch? Ihre Produktion läuft auf Hochtouren, die Liefertermine sind eng gesteckt und plötzlich fallen kurzfristig wichtige Mitarbeitende in der Produktion aus. Immer häufiger stellen solche Probleme geplante Fertigungsabläufe auf den Kopf. Dann stehen Planungsverantwortliche vor der Herausforderung, den eigentlichen Personalbedarf mit der vorhandenen Kapazität in Einklang zu bringen, um Aufträge fristgerecht fertigzustellen bzw. realistische Liefertermine angeben zu können. Das klingt nach Stress in der Planungsabteilung! Wäre es nicht schön, einen aktualisierten, realistischen Produktionsplan auf Knopfdruck schnell zur Hand zu haben – inklusive einer optimierten Personaleinsatzplanung?
Neben steigenden Produktionskosten, Lieferschwierigkeiten und Absatzschwankungen zählen personelle Engpässe mittlerweile mit zu den größten Herausforderungen in der Produktionsplanung. Nicht nur, dass dadurch zusätzlicher Planungsaufwand entsteht – Personalausfälle stellen auch ein hohes wirtschaftliches Risiko dar, denn nicht selten wirken sie sich auf wichtige Kennzahlen wie Termintreue und Durchlaufzeiten aus.
Advanced Planning and Scheduling (APS) Systeme mit integrierter Personaleinsatzplanung bieten in solchen Fällen große Unterstützung. Die automatische Planungsfunktionen solcher Softwarelösungen können Unternehmen unter anderem dabei helfen, ihre Personalressourcen optimal zu planen. Planungsläufe können jederzeit neu angestoßen werden, was den Planungsaufwand für Produktionsplaner auch bei ungeplanten Personalausfällen enorm reduziert. Die APS-Lösung GANTTPLAN bietet hier entsprechende Funktionen.
Egal, ob kurzfristige Krankmeldung oder längerfristig geplanter Urlaub – Wenn weniger Produktionsmitarbeiter zur Verfügung stehen, als für die Planerfüllung benötigt werden, ist schnelles und effizientes Umplanen gefragt. Denn die verminderte Personaldecke darf weder zur Überlastung der zur Verfügung stehenden Mitarbeiter noch zu Verzögerungen im Produktionsprozess führen.
„Bevor wir die Personaleinsatzplanung in GANTTPLAN einführten, war es uns unmöglich, mit den tatsächlichen Angebotsstunden zu planen. Unsere Planungen basierten auf Personalgruppen mit einer fixen Anzahl an Personen und Stunden. In der Praxis ändern sich jedoch die Angebotsstunden aufgrund von Urlaub, Krankheit, Ausfall einer Maschine, etc. täglich und teilweise auch sehr kurzfristig. Die zeitnahe Wartung der Parameter war sehr aufwändig und teilweise aufgrund der fehlenden Informationen nicht vollständig möglich. Die meist zu hohen Angebotsstunden hatten eine ungenaue Planung zur Folge“, erinnert sich Adele Brandeis, Data Analyst bei der asma gmbh.
Durch automatisierte Umplanungen in modernen APS-Systemen wie GANTTPLAN hält sich der Aufwand für die Mitarbeiter der Planungsabteilung in Grenzen. Dabei werden jederzeit die tatsächlich vorhandenen Kapazitäten berücksichtigt und trotz reduzierter Personalkapazitäten die Termintreue für die wichtigsten Aufträge sichergestellt.
Aktuelle Personalverfügbarkeiten, wie Urlaubs- und Schichtplanungen, werden automatisch aus einem vorhandenen ERP-System oder einer Personalmanagement-Software übertragen. Alternativ können Schichtmodelle und Ruhezeiten auch direkt im APS-System gepflegt und damit automatisch in der Personalplanung berücksichtigt werden.
Auch spezielle Qualifikationen der Mitarbeiter fließen in die Planung mit ein, so beispielweise, wenn man zum Rüsten eines 5-Achs-Bearbeitungszentrums eine spezielle Fortbildung absolviert haben muss. GANTTPLAN berücksichtigt bei allen Planungsläufen solche Besonderheiten und stellt sicher, dass für geplante Arbeitsgänge immer auch das Personal mit entsprechender Qualifikation zur Verfügung steht.
Ein weiterer Vorteil: Nicht nur in kurzfristiger Hinsicht verringert ein APS-System wie GANTTPLAN den Aufwand für die Produktionsplaner. Immerhin sollten drohende personelle Engpässe möglichst frühzeitig erkannt werden, um durch eine entsprechend angepasste Auftrags- und Personalplanung gezielt entgegenwirken zu können. Durch das frühzeitige Erkennen von Überlast und Engpässen kann zudem die Auslastung des vorhandenen Mitarbeiterpools optimiert werden.
Bei häufigeren Absatzschwankungen beispielsweise kann GANTTPLAN unterschiedliche Optionen der künftigen Schichtplanung simulieren (sogenannte Szenarios). Dadurch sind Planungsverantwortliche schnell und ohne größeren Aufwand aussagekräftig, inwiefern Sonderschichten oder zusätzlich herangezogene Arbeitskräfte, z.B. von Zeitarbeitsfirmen, zur Engpassreduzierung Sinn machen könnten.
Nicht zuletzt ist GANTTPLAN auch in der Lage Personalkosten zu optimieren – durch eine konfigurierbare Gewichtung gegenüber den anderen sechs Zielkriterien, wie Rüstaufwand oder Kapitalbindungskosten.
Die Personalplanungsfunktion ist in GANTTPLAN voll integriert und kann daher ohne Mehrkosten eingesetzt werden. „Ein Großteil unserer Anwenderunternehmen hat das Personalplanungsmodul in Benutzung und profitiert tagtäglich von den flexiblen Umplanungsmöglichkeiten. Immerhin kann GANTTPLAN auf Knopfdruck einen auf aktuelle Maschinen-, Material- und Personalverfügbarkeiten angepassten Produktionsplan erstellen – und das binnen kürzester Zeit“, erklärt Sebastian Herrmann, Sales Manager Planning Solutions der DUALIS GmbH IT Solution.
„Durch die Einbindung der Personaleinsatzplanung können wir nun schneller und kurzfristiger auf personelle Änderungen reagieren. Dadurch ist eine realistische Angabe der Angebotsstunden möglich. Dies führt wiederum zu einer wesentlich genaueren Planung und folglich auch zu genaueren Lieferterminen“, bestätigt Adele Brandeis die positiven Auswirkungen der Personalplanungsfunktion auf die Fertigungsabläufe.
Personelle Engpässe, kurzfristige Personalausfälle und besondere Qualifikationen erschweren auch Ihre Personaleinsatzplanung? Dann melden Sie sich gleich für unsere Live-Demo des Personalplanungsmoduls in GANTTPLAN an! In dieser Live-Demo zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Personaleinsatzplanung mit GANTTPLAN APS automatisiert und bedarfsgerecht umsetzen und bei ungeplanten Ausfällen schnell anpassen können.
Sollten die Termine schon verstrichen oder ausgebucht sein, bieten wir Ihnen gern eine unverbindliche persönliche Live-Demo zur den Möglichkeiten in GANTTPLAN zur effizienten Personaleinsatzplanung an oder Sie nehmen unverbindlich an einem unserer GANTTPLAN Einführungs-Webinare teil: